Agiles Projektmanagement mit Kanban

Unser Team der Medienproduktion plant die Arbeit seit letztem Jahr auf einem grossen physischen Board, sodass alle die Produktionsstufen optimal im Blick haben. Eine grosse weisse Magnetwand an zentraler Stelle im Büro bietet dafür optimalen Platz. Ein Kanban-Team hat das Board seit der Einführung immer weiter entwickelt. Die letzte Optimierungsrunde fand anfangs Jahr statt, wo wir die mit der Zeit gewachsene Komplexität des Boards wieder vereinfacht haben.

Obwohl das Multimedia-Team anders arbeitet als das Content- und das Revisions-Team, ähneln sich die Prozesse und lassen sich in der Grundform einfach abbilden:

To do – Doing – Done

Alle notwendigen Informationen müssen jedoch auf den einzelnen Tasks kuratiert werden können, sodass unsere ineinandergreifenden Produktionsprozesse geschmeidig ablaufen. Schliesslich managen wir mehr als 100 Projekte pro Jahr mit verschiedensten Disziplinen und Kunden.

Beschleunigung durch Corona

Das war auch der Grund, warum wir vorerst beim analogen Board geblieben sind. Erst Erfahrungen sammeln, welche Informationen wir wie abbilden, und dann das Tool finden, um unser Kanban-Board auch ebenbürtig ins Digitale zu übertragen. Corona kam dazwischen – plötzlich befand sich unser Team im Homeoffice und das analoge Board in Oerlikon verwaiste. Während sich einiges im Umfeld entschleunigte, legten wir einen Sprint ein.

Unser optimales digitales Tool

Gängige Tools wie Trello oder Asana erfüllten unsere Anforderungen an ein digitales Projekttool leider nicht. Unsere Wahl fiel schliesslich auf ClickUp, ein umfangreiches Tool, dass sich zudem individuell anpassen lässt. Genau unser Fall! Das Entwicklungsteam von ClickUp ist zudem auf Zack, leistet hervorragenden Support und ergänzt in regelmässigen Abständen wichtige neue Funktionen und Optimierungen. Der sanfte Druck durch die neue Arbeitssituation hatte also auch sein Gutes: Knifflige Fragen lösten wir in einem ersten Schritt ganz pragmatisch.

Onboarding des Teams

Das Onboarden des Teams gestalteten wir peu à peu per Video. Im Heimstudio entstanden kurze Videosequenzen, die unsere Producer*innen jeden Morgen als Micro-Learning im Mail-Postfach vorfanden. Zwei Wochen und rund ein Dutzend Videos später finden unsere täglichen Team-Meetings nun mit dem digitalen Board statt.

Fazit: Ein grosser Vorteil des digitalen Kanbans ist, dass wir die Tasks nach allen erdenklichen Attributen filtern und sortieren können. Nach der anfänglich etwas überbordenden Masse der Tasks ermöglicht es eine sehr effiziente, übersichtliche Bearbeitung. Auch unser digitales Board bleibt ein work in progress – wir werden es kontinuierlich verbessern und weiter entwickeln.